DECLARATION DE CONFIDENTIALITE portant sur les données personnelles collectées par le site extranet des membres du District Kiwanis France Monaco de Kiwanis International

Préambule

Le District de France-Monaco de Kiwanis International a adopté la présente déclaration concernant la protection de la confidentialité des Données Personnelles (ci-après « Déclaration de Confidentialité ») afin d’aider à établir et à maintenir un niveau satisfaisant de confidentialité des Données Personnelles en ce qui concerne la collecte, le traitement, la divulgation et le transfert transfrontalier des Données Personnelles, y compris celles liées au Personnel du District de France-Monaco de Kiwanis International, à ses adhérents, fournisseurs, sous-traitants et aux partenaires commerciaux des Entités du District de France-Monaco de Kiwanis International.

I. Définitions

L’« Adhérant » désigne la Partie signataire d’une fiche d’adhésion ou de mutation conclue entre le District de France-Monaco de Kiwanis International et le bénéficiaire(s) des Services.

Les « Données Personnelles » désignent toute information liée à une personne concernée identifiée ou identifiable en tant qu’adhérant.

Les « Données Personnelles Sensibles » désignent les données personnelles qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, l’opinion politique, la croyance religieuse ou philosophique ou, l’appartenance à un groupe syndical, les données génétiques, les données biométriques, les données liées à la santé ou à l’orientation sexuelle d’une Personne Concernée.

La « Personne Concernée » désigne toute personne physique identifiée ou identifiable ; une personne identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d’identification ou par un ou plusieurs éléments spécifiques, propres à son identité physique, physiologique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Le « Personnel du District de France-Monaco de Kiwanis International » désigne tous les partenaires, directeurs, agents, salariés, entrepreneurs individuels et autres membres du personnel du District de France-Monaco de Kiwanis.

La « Règlementation applicable en matière de protection des Données Personnelles ou RGPD » désigne la législation française sur la protection des données n° 78-17 du 6 janvier1978 et ses modifications et ajouts successifs et le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 Avril 2016 applicable dès le 25 mai 2018, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, abrogeant la directive 95/46/CE, ainsi que toutes les autres lois et réglementations y afférant, ou ayant un impact sur le traitement des Données Personnelles, le cas échéant.

Le « Responsable de traitement » désigne la personne physique ou morale qui détermine, individuellement ou conjointement avec d’autres, les finalités et les moyens du traitement des Données Personnelles.

Les « Services » désignent les services devant être fournis par le District de France-Monaco de Kiwanis International à ses adhérents conformément aux conditions établies dans ses statuts et règlement intérieur applicables.

Le « Sous-traitant » désigne une personne physique ou morale chargée de traiter des données personnelles pour le compte du Responsable de traitement, conformément à des instructions spécifiques et écrites de ce dernier.

Le « traitement », les « traitements », « traiter », « traité », « traitées » désignent toute opération ou ensemble d’opérations effectuée(s) sur des Données Personnelles ou des ensembles de Données Personnelles, de manière automatique ou non, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation, la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

II. Champ d’application

Cette Déclaration de Confidentialité s’applique uniquement aux Données Personnelles traitées par ou pour le compte du District de France-Monaco de Kiwanis International.

Le District de France-Monaco de Kiwanis International traite les Données Personnelles de façon loyale et légale, dans le respect de la Réglementation applicable en matière de protection des Données Personnelles.

En cas de conflit entre cette Déclaration de Confidentialité et la Réglementation applicable en matière de protection des Données Personnelles, les dispositions prévues par la Réglementation applicable en matière de protection des Données Personnelles prévaudront.

III. Principes de Traitement des Données Personnelles

Ils sont fixés par le District de France-Monaco de Kiwanis International en tant que Responsable de traitement, le District de France-Monaco de Kiwanis International agit en tant que « Responsable de traitement », il détermine les finalités et les moyens des traitements des données personnelles :

1. des employés à des fins de gestion des activités de recrutements et ressources humaines ;
2. de ses adhérents dans le cadre de la gestion de leur relation avec le District de France-Monaco de Kiwanis International, ainsi que pour les informer de ses Services,
3. des fournisseurs et les sous-traitants aux fins de la gestion de leur relation contractuelle avec Le District de France-Monaco de Kiwanis International.

Dans le cadre de l’exécution des Services, le District de France-Monaco de Kiwanis International peut avoir accès à des documents de ses adhérents susceptibles de contenir des Données Personnelles et/ou traiter des Données Personnelles ayant été préalablement collectées par ses adhérents, directement ou indirectement, auprès des Personnes Concernées (telles que ses salariés, ses adhérents et ses fournisseurs ou les fournisseurs de ses adhérents.

1- Transparence :

Lorsque Le District de France-Monaco de Kiwanis International collecte directement des Données Personnelles auprès de Personnes Concernées, il devra fournir à ces Personnes Concernées des informations sur la manière dont il traite et sécurise leurs Données Personnelles.

2- Limitation des finalités :

Le District de France-Monaco de Kiwanis International ne traitera les Données Personnelles qu’aux seules fins :

Prévues dans les conditions statutaires et de règlement intérieur liant Le District de France-Monaco de Kiwanis International à son adhérent ou commerciales à son fournisseur ou dans toute notice d’information mise à la disposition des Personnes Concernées en lien avec Le District de France-Monaco de Kiwanis International ;
De conformité à la loi ;
De réponse aux intérêts légitimes du District de France-Monaco de Kiwanis International,
De réponse à des motifs d’intérêt public
Lorsque les Personnes Concernées y ont consenti.

Exemples d’« intérêts légitimes » susmentionnés :

Prévenir la fraude ou les activités criminelles et sauvegarder nos systèmes informatiques (IT), nos biens et nos locaux.
Exercer nos droits fondamentaux à l’intérieur de l’Union européenne, conformément aux articles 16 et 17 de la Charte des droits fondamentaux, notamment notre droit de propriété.
Rationnaliser nos ressources et services (par exemple nous pouvons choisir d’utiliser certaines plates-formes informatiques offertes par des fournisseurs
Adopter une approche globale et centralisée pour la fourniture de services informatiques aux employés et adhérents, leur permettre d’interagir. Ceci implique normalement l’hébergement de coordonnées et d’adresse e-mail afin que le réseau informatique du District de France-Monaco de Kiwanis International soit à jour et contienne des données pertinentes.

3- Qualité et proportionnalité des données :

Les Données Personnelles doivent être conservées avec exactitude et le cas échéant, mises à jour. Les Données Personnelles détenues par Le District de France-Monaco de Kiwanis International doivent être appropriées, pertinentes et non excessives au regard des finalités du traitement en question, et ne peuvent être conservées que pour la durée nécessaire au traitement concerné. Le District de France-Monaco de Kiwanis International applique les politiques relatives à la conservation de documents, conformément à la loi, aux exigences réglementaires et aux exigences liées à ses activités.

Ces politiques sont applicables à tout type de document ou fichier, physique ou électronique. Après expiration de la période de conservation (de 2 ans), les documents ou fichiers sont supprimés ou anonymisées ou pseudonymisées.

4- Sécurité et confidentialité :

Toutes les précautions raisonnables doivent être prises pour protéger les Données Personnelles contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte, modification, divulgation ou l’accès non autorisé. Ces précautions comprennent des mesures de sécurité techniques, physiques et organisationnelles, telles que les mesures de prévention contre l’accès non autorisé, en fonction du caractère sensible de l’information et du niveau de risque associé au traitement des Données Personnelles.
Les mesures de sécurité en place sont décrites de façon plus détaillée dans l'Information Protection des données.

Lorsque le District de France-Monaco de Kiwanis International traite des Données Personnelles pour le compte de Kiwanis International il n’agit qu’en vertu des instructions de Kiwanis International pour laquelle le traitement est effectué.

5- Droits des Personnes Concernées :

Les Personnes Concernées peuvent avoir accès à leurs Données Personnelles détenues par Kiwanis International

Le District de France-Monaco de Kiwanis International rectifiera, modifiera ou effacera les Données Personnelles sur demande, dans la mesure où elles sont inexactes ou utilisées contrairement à ces principes fondamentaux et dans la mesure où ces droits ne font l’objet d’aucune limitation autorisée par la réglementation applicable.

Conformément à la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données « RGPD » du 27 avril 2016, toute Personne Concernée et identifiée en utilisateur du site du District de France-Monaco de Kiwanis International dispose d’un droit d’accès, de rectification, de mise à jour, d’effacement, ainsi qu’un droit à la portabilité et à l’oubli des informations qui le concernent, à exercer auprès du Responsable de Traitement.

En cas de demande d’effacement, qu’il s’agisse d’une photo gênante sur le site extranet ou d’une information collectée par le District de France-Monaco de Kiwanis International jugez inutile par la Personne concernée, son effacement sera obtenu si au moins une de ces situations correspond à son cas :

Les données sont utilisées à des fins de prospection
Les données ne sont pas ou plus nécessaires au regard des objectifs pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées,
Le retrait de son consentement à l’utilisation de ses données est exprimé
Ses données font l’objet d’un traitement illicite (par exemple, publication de données piratées)
Ses données ont été collectées lorsque en étant mineur dans le cadre de la société de l’information (blog, forum, réseau social, site web…)
Ses données doivent être effacées pour respecter une obligation légale
Son opposition au traitement de vos données a été formulée et le responsable du fichier n’a pas de motif légitime ou impérieux de ne pas donner suite à cette demande.

En cas de demande d’effacement émise par l’adhérent, le District de France-Monaco de Kiwanis International ne sera plus en mesure de maintenir le statut et les services d’adhérent de celui-ci.

Les Personnes Concernées autres qu’adhérent peuvent s’opposer à tout moment au traitement et à la détention de leurs Données Personnelles pour des raisons impérieuses et légitimes concernant leur situation ou leur souhait personnel, dans la mesure autorisée par la Réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

Les Personnes Concernées ont aussi le droit de demander la portabilité des données en vertu de l’Article 20 du Règlement général sur la Protection des Données ; de même, elles bénéficient d’autres droits en vertu de la Règlementation applicable en matière de protection des Données Personnelles.

6- Données Personnelles Sensibles :

Le District de France-Monaco de Kiwanis International ne traite pas de Données Personnelles Sensibles.

7- Données utilisées à des fins de marketing :

Le District de France-Monaco de Kiwanis International ne traite pas des Données Personnelles à des fins de marketing ou prospection commerciale,

8- Traitement automatisé :

Le District de France-Monaco de Kiwanis International peut traiter des Données Personnelles selon un mode purement automatisé qui n’a pas un impact important sur la Personne Concernée. La personne concernée peut s’y opposer dans les mêmes conditions qu’au 5- Droits des Personnes Concernées

9- Minimisation des Données :

Lorsque le District de France-Monaco de Kiwanis International conserve les Données Personnelles d’une Personne Concernée, fait en sorte d’identifier ou de rendre identifiable une Personne Concernée seulement si nécessaire au regard des finalités pour lesquelles ces Données Personnelles ont été initialement collectées ou ultérieurement autorisées, dans la mesure autorisée par la Règlementation applicable en matière de protection des Données Personnelles.

10- Transfert d’information et conformité :

Au sein du réseau global de Districts de Kiwanis International, des Données Personnelles du District de France-Monaco de Kiwanis International peuvent être transférées hors du pays où elles ont été collectées, vers les Etats Unis situés hors de l’Espace économique européen, dans le cadre d’activités légitimes constitutives de Kiwanis International. En outre, conformément à la Réglementation applicable en matière de Protection des Données Personnelles, le District de France-Monaco de Kiwanis International peut conserver des Données Personnelles dans des sites d’installation exploités par d’autres Entités de KIWANIS INTERNATIONAL et/ou des tiers pour le compte de KIWANIS INTERNATIONAL hors du pays dans lequel les Données Personnelles ont été collectées.

Néanmoins, les Données Personnelles ne doivent pas être transférées vers un autre pays à moins que l’exportateur de données se soit assuré qu’il existe niveau de protection adéquate quant aux Données Personnelles, tel que requis par la Réglementation applicable en matière de Protection des Données Personnelles. Dans le cas de chaque Entité de KIWANIS INTERNATIONAL, un niveau de protection adéquat doit être assuré par un Accord de l’Autorité locale de contrôle (CNIL) du District de France-Monaco de Kiwanis International qui doit s’y conformer ainsi que KIWANIS INTERNATIONAL, ou par des Règles Contraignantes (si et une fois adoptées par KIWANIS INTERNATIONAL et par le District de France-Monaco de Kiwanis International), ou par tout autre mécanisme officiellement reconnu par la Réglementation applicable en matière de Protection des Données Personnelles, visant à garantir un niveau adéquat de protection des Données Personnelles.

Lorsque les Données Personnelles sont transférées à des tiers externes au réseau du District de France-Monaco de Kiwanis International dans le cadre de leur traitement (par exemple, à des fournisseurs de services du District de France-Monaco de Kiwanis International en soutien des activités du District de France-Monaco de Kiwanis International), du District de France-Monaco de Kiwanis International s’assure que les Données Personnelles sont suffisamment protégées et conclut à cette fin des contrats avec ces tiers imposant des obligations conformes aux exigences de cette Déclaration de Confidentialité ou, à défaut dans les contrats existants, conduit à inclure les clauses contractuelles types nouvelles, approuvées par la Commission européenne, concernant les transferts entre Responsables de traitements vers des Sous-Traitants) ou toute version ultérieure de ces clauses, ou tout autre mécanisme officiellement reconnu par la Réglementation applicable en matière de Protection des Données Personnelles comme assurant un niveau de protection adéquat des Données Personnelles.

IV. Base de Données Internationales

Pour des raisons d’activités de club service légitimes, le District de France-Monaco de Kiwanis International a créé, continuera à créer et maintiendra les systèmes et applications contenant des Données Personnelles des Personnels le District de France-Monaco de Kiwanis International (et, le cas échéant, de leur famille proche) et des Clients, fournisseurs, contractants et partenaires commerciaux. Ces systèmes et applications font partie des environnements de communication, de gestion des connaissances et des environnements informatiques du District de France-Monaco de Kiwanis International et servent à partager les Données Personnelles entre les Entités De KIWANIS INTERNATIONAL dans les limites autorisées par la loi et les normes applicables.

V. Réclamations, Questions et Informations complémentaires

Le District de France-Monaco de Kiwanis International s'engage à protéger les données personnelles. Il met à disposition de chaque personne concernée un droit d’accès et de rectification de ses données, un droit à la portabilité, un droit de donner des directives sur le sort de ses données en cas de décès, d’un droit à la limitation du traitement de ses données, d'un droit à la suppression, ainsi que du droit à s’opposer à leur traitement.

Toute personne concernée peut exercer ses droits et demander une copie des garanties appropriées concernant les transferts hors Espace économique européen, en cliquant sur le lien ci-après : j’exerce mes droits

En toutes hypothèses, toute personne concernée a la faculté d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

VI. Modifications de cette Déclaration de Confidentialité

Le District de France-Monaco de Kiwanis International a la possibilité de modifier cette Déclaration de Confidentialité périodiquement afin de refléter l’évolution de ses pratiques en la matière. Lorsque la présente Déclaration de Confidentialité est modifiée, la date de « Dernière mise à jour » l’est également. Tout changement dans la manière dont sont traitées des données personnelles telle que décrite dans cette Déclaration de Confidentialité seront communiqués par un moyen approprié, selon la manière de communication habituelle avec chaque personne concernée.